INLOG4QMS – Module Docalis

Gestion documentaire, liens, suivi de production documentaire, tableaux de bord

Docalis est le module INLOG4QMS pour centraliser votre système documentaire et le cycle de vie de vos documents. Définissez l’architecture documentaire, rangez, identifiez, organisez  vos documents. Une gestion des enregistrements est disponible.

Mettez à jour et tracez l’historique des versions, contrôlez la bonne lecture des documents et offrez au personnel un outil de recherche documentaire réactif et puissant.

Fonctionnalités principales

• Communication

Maîtrisez la communication grâce à la messagerie et aux alertes internes et externes.

• Les différents type de documents

Afin de garantir cette maîtrise des flux documentaires, la traçabilité des cycles de vie des documents, leur accessibilité et leur diffusion selon les règles de qualité en vigueur, le module Docalis s’appuie sur les principes techniques suivants :

  • Les documents sont toujours basés sur des modèles prédéfinis, personnalisables, pour chaque type de document. Ces modèles contiennent des informations relatives au cycle de vie du document, comme le numéro de version, les intervenants ayant participé à sa rédaction, ses liens avec les  classeurs,  les processus,  etc…,  qui  sont  automatiquement  mises  à  jour, et qui apparaissent dans le corps du document.
  • Ces  documents (de  même  que  les  modèles) sont  réalisés  par  l’intermédiaire d’un  éditeur  de documents (logiciel) supporté par Docalis, qui garantit la mise à jour des champs variables du document.

• Documents externes

En complément de ces documents dits « sur modèle », Docalis est capable d’intégrer n’importe quel autre document, quel que soit son type. Ces documents, dits « fournis » parce que créés indépendamment de Docalis, sont traités de la même manière que les documents sur modèle.

• Gestion des enregistrements

La bibliothèque en ligne de Docalis, permet de déposer des enregistrements (ex : CR de réunion, notes d’informations etc..) et de gérer le diffusion aux personnes concernées.

• Association des documents

Vous pouvez rattacher vos documents à un produit, un fournisseur, un poste, etc… Ces documents seront consultables directement depuis ces éléments.