Gestion de l'organisation
La structure organisationnelle
L'objectif de la description de l'organisation est de pouvoir fournir des automatismes de consultation. En effet, cela permettra automatiquement à un technicien spécialisé sur une activité de ne consulter que ses procédures et modes opératoires au lieu de faire des tris à l'intérieur des textes pour lesquels il n'est pas concerné.
Cela permettra aussi de faire des synthèses de description, par grands secteurs, par groupe technique ou par groupe analytique.
Cette description est fondamentale pour bien définir le positionnement de chacun et de chaque poste dans son établissement. Dans le cas de chefferie de service avec plusieurs unités fonctionnelles, cela permet de bien séparer les activités de chacun.
Gestion de la planification des équipements et des tâches
Pour chaque élément de la structure (matériel, locaux, lieux de stockage) SAPA permet d'établir une planification des interventions correctives.
La planification se paramètre grâce à des séquences automatiques décidées par le service. (Chaque vendredi, le 1er mardi de chaque mois, une fois par trimestre le deuxième mardi du premier mois etc.)
Ce type de programmation permet également de gérer tous les plannings prévisionnels du laboratoire y compris la planification de tâches telles que les sauvegardes informatiques, les audits internes, les réunions périodiques ou les revues de direction, et bien entendu d'enregistrer toutes les exécutions de ces tâches (traçabilité).
Chaque intervention ou tâche est exécutée selon différentes listes offertes par logiciel, telles que des “check list” préalablement établies ou des formulaires personnalisés créés dans la gestion documentaire.
Ils servent alors de modèle pour saisir et tracer un enregistrement spécifique.
Dans les deux cas, trois phases principales sont gérées :
- Planifier
- Enregistrer et tracer
- Archiver
Gestion de la structure
Description de l'arborescence de la structure organisationnelle de l'établissement permettant de segmenter, d'optimiser et de faciliter le traitement de l'information :
- Par grand secteur d'activité
- Par groupe technique
- Par fonction analytique
- Par processus ou sous processus
- Par poste de travail ou paillasse
Gestion des moyens de production
Description des équipements et des locaux de l'établissement, l'objectif de cette description est double :
- Gestion dynamique de l'inventaire
- Traçabilité des fiches de vie
- Interventions planifiées
- Intervention au coup par coup
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Fonctions et tâches par postes