Gestion dynamique de documents
SAPA Docalis est l'outil indispensable du responsable qualité pour tracer l'historique des versions, pour contrôler la bonne lecture des textes, pour offrir au personnel un outil de recherche de documents dans la base de données.
Gestion dynamique des formulaires
Les documents sont gérés avec leur historique, leur numéro de version, leur auteur, vérificateur et approbateur.
Les étapes du workflow sont entièrement paramétrables. Les délais ou versions sont paramétrables. Chaque document peut être lié et mis à jour sous Word ou Open office. Les documents applicables sont consultables par le personnel sous acrobat reader.
La gestion des liens de chaque document est fondamentale. Elle permet une utilisation aisée de l'outil par le personnel.
Différents liens peuvent être créé pour chaque document :
- Avec la structure et l'organisation du laboratoire
- Avec les autres documents
- Avec les paragraphes de chaque référentiel retenu (ISO 9001/2000)
- Avec les classeurs propres du laboratoire
Protocole de création ou de mise à jour
Le workflow est la mise en place d'un protocole de contrôle d'une création ou d'une mise à jour d'un document qualité. Ce suivi est indispensable, il permet au responsable de la qualité (RAQ) de maîtriser toutes les phases de la création ou de la mise à jour des ses documents. De l'auteur au vérificateur, de l'approbateur jusqu'au formateur, en passant par celui qui édite les originaux. Tout le personnel impliqué est averti par messagerie et doit tracer qu'il a bien effectué l'action qui lui était demandé.
Le workflow est entièrement paramétrable :
- Nom des modèles de documents illimités, procédures processus, instruction mode opératoire.
- Le nombre d'étapes est paramétrable
- La périodicité de révision est paramétrable.
- Le workflow de révision est paramétrable.
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